Was bedeutet KYC?
Ein zentraler Bestandteil dieser Sorgfaltspflichten ist der KYC-Prozess ("Know Your Customer"). Er dient dazu, Kunden eindeutig zu identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte festzustellen und Geschäftsbeziehungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Dieser Artikel zeigt, welche Schritte zum KYC-Prozess gehören, an welchen Stellen besonders häufig Fehler entstehen und wie eine rechtliche Begleitung Unternehmen dabei unterstützt, ihre Pflichten vollständig und effizient zu erfüllen.
Die wichtigsten Schritte im KYC-Prozess
Der KYC-Prozess soll sicherstellen, dass Unternehmen ihre Kunden kennen, wirtschaftlich Berechtigte eindeutig identifizieren und Verdachtsfälle frühzeitig erkennen. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt von der Art des Kunden und der Geschäftsbeziehung ab. Der Ablauf folgt jedoch in der Regel denselben grundlegenden Schritten:
1. Stammdaten und Identität erfassen
Zu Beginn werden die wichtigsten Informationen über den Kunden gesammelt. Dazu gehören Name, Geburtsdatum, Nationalität, Anschrift sowie gültige Identitätsdokumente wie Reisepass oder Personalausweis. Diese Angaben bilden die Grundlage für alle weiteren Prüfungen.
2. Wirtschaftlich Berechtigte identifizieren
Nicht immer ist die Person oder das Unternehmen, das einen Vertrag abschließt, auch der tatsächliche wirtschaftlich Berechtigte. Deshalb muss festgestellt werden, welche natürliche Person an den Vermögenswerten wirtschaftlich berechtigt ist beziehungsweise eine Gesellschaft letztlich kontrolliert.
So kann beispielsweise eine GmbH ein
Bankkonto eröffnen, obwohl die Anteile tatsächlich einer Privatperson oder mehreren Gesellschaftern gehören. Im KYC-Prozess wird deshalb geprüft, wer hinter der Gesellschaft steht und die tatsächliche Kontrolle ausübt.
3. Geschäftsbeziehung nachvollziehen
Im nächsten Schritt wird geprüft, warum die Geschäftsbeziehung besteht und welche Tätigkeiten der Kunde ausübt. Dazu gehört unter anderem die Frage, woher Vermögenswerte stammen und ob die geplanten Transaktionen zum Geschäftsmodell des Kunden passen. So lassen sich ungewöhnliche oder widersprüchliche Angaben frühzeitig erkennen.
4. Angaben überprüfen
Abschließend werden die erhobenen Informationen mit offiziellen Registern und externen Datenbanken abgeglichen. Dazu gehört – je nach anwendbaren Vorgaben und Risikoprofil – auch der Abgleich mit einschlägigen Sanktionslisten, insbesondere mit den in der Schweiz geltenden Sanktionen. Erst wenn die Angaben plausibel und vollständig sind, kann der KYC-Prozess abgeschlossen werden.
Ergibt sich nach den erforderlichen Abklärungen ein begründeter Verdacht im Sinne von Art. 9 GwG, muss der Finanzintermediär unverzüglich Meldung an die Meldestelle für Geldwäscherei (MROS) erstatten.
Welche Unterlagen werden für den KYC-Prozess benötigt?
Welche Unterlagen benötigt werden, hängt von der Art des Kunden ab. Bei Privatpersonen stehen zunächst Ausweisdokumente und – je nach Fall – Adressnachweise im Vordergrund. Welche weiteren Angaben oder Nachweise erforderlich sind, hängt von der Geschäftsbeziehung und ihrem Risikoprofil ab.
Unternehmen müssen zusätzlich ihre Gesellschaftsstruktur nachweisen, beispielsweise durch einen Handelsregisterauszug und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten.
Bei Trusts oder Stiftungen sind häufig weitere Unterlagen erforderlich, um eindeutig nachvollziehen zu können, wer tatsächlich Vermögenswerte kontrolliert und von Transaktionen profitiert.
Besondere Sorgfalt bei PEPs und Sanktionen
Nicht alle Kunden werden im KYC-Prozess gleich bewertet. Geschäftsbeziehungen mit ausländischen PEP gelten als erhöhtes Risiko. Bei inländischen PEP und PEP internationaler Organisationen kommt es für die Einstufung als erhöhtes Risiko auf zusätzliche Risikokriterien an. Sanktionsbezüge sind nach den jeweils anwendbaren schweizerischen Vorschriften zu prüfen.
Häufige Fehler im KYC-Prozess
Auch wenn Unternehmen klare KYC-Vorgaben haben, entstehen im Arbeitsalltag häufig Fehler
Wirtschaftlich Berechtigte nicht vollständig prüfen
Ein häufiger Fehler besteht darin, nur den unmittelbaren Vertragspartner zu identifizieren. Gerade bei Holdingstrukturen oder Trusts muss jedoch geprüft werden, wer letztlich von der Geschäftsbeziehung profitiert.
Kundendaten nicht regelmäßig aktualisieren
Ändern sich Eigentumsverhältnisse, Geschäftsmodelle oder wirtschaftlich Berechtigte, müssen die vorhandenen Informationen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.
Mitarbeitende nicht ausreichend schulen
Selbst gut definierte Prozesse helfen wenig, wenn Mitarbeitende Warnsignale nicht erkennen oder neue gesetzliche Vorgaben nicht kennen.
Welche Folgen können Verstöße gegen das GwG haben?
Wer seine Sorgfaltspflichten nach dem Geldwäschereigesetz nicht erfüllt, riskiert Bußgelder, strafrechtliche Konsequenzen oder aufsichtsrechtliche Maßnahmen. In schwerwiegenden Fällen kann Finanzintermediären sogar die Bewilligung entzogen werden.
Hinzu kommt ein weiterer Faktor, der sich oft nicht beziffern lässt: der Verlust des Vertrauens von Kunden, Geschäftspartnern und Behörden. Gerade im Finanz- und Treuhandbereich kann ein Reputationsschaden langfristige wirtschaftliche Folgen haben.
Eine sorgfältige KYC-Prüfung, aktuelle Kundendaten und klar dokumentierte Prozesse helfen dabei, diese Risiken zu reduzieren und die gesetzlichen Anforderungen des GwG zuverlässig zu erfüllen.
Unterstützung bei Ihrem KYC-Prozess in der Schweiz
Die Anforderungen des Geldwäschereigesetzes sind komplex und entwickeln sich ständig weiter. Unternehmen müssen ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen, wollen davon aber auch nicht zu stark vom eigentlichen Geschäftsgeschehen abgelenkt werden.
Jost & Partners unterstützt Unternehmen dabei, KYC- und GwG-Anforderungen rechtssicher und praxisnah umzusetzen. Ob beim Aufbau neuer Prozesse, der Prüfung komplexer Unternehmensstrukturen oder bei Fragen zu wirtschaftlich Berechtigten, PEPs oder Verdachtsfällen – als
Kanzlei für Bank- und Finanzmarktrecht begleiten wir Sie mit einer Beratung, die sich an Ihre persönliche Situation anpasst.
Denn gerade bei Themen wie Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung geht es nicht nur darum, Vorschriften einzuhalten. Es geht auch um die Gewissheit, dass Prozesse sauber aufgesetzt sind, Risiken frühzeitig erkannt werden und Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer KYC- und GwG-Pflichten benötigen oder einzelne Fragestellungen rechtlich prüfen lassen möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Seite.
